Dans le cadre d’une mission professionnelle, certains collaborateurs peuvent être amenés à utiliser leur véhicule personnel pour se déplacer. C’est le cas notamment lors de rendez-vous clients ou de missions hors entreprise où le salarié n’utilise pas de voiture de fonction.
Le Code du travail ne comporte aucune disposition concernant le remboursement des frais kilométriques, mais dans la pratique ces dépenses sont couramment indemnisées par l’entreprise.
Elles couvrent généralement les frais d’usage tel que l’entretien, l’essence, la souscription à une assurance. Elles varient en fonction du type de véhicule et des kilomètres parcourus.
Remboursement des frais kilométriques : comment ça fonctionne ?
L’administration fiscale publie chaque année un barème kilométrique qui encadre le remboursement de ces frais en voiture ou en deux-roues (scooter, moto et vélo depuis 2016).
Le remboursement des frais kilométriques se fait sous la forme d’indemnités kilométriques forfaitaires et prend en compte :
- La puissance du véhicule utilisé ;
- Le nombre de kilomètres parcourus (dans le cadre de l’activité) ;
- La dépréciation du véhicule ;
- Les dépenses pneumatiques ;
- Les frais de réparation et d’entretien ;
- La consommation du carburant ;
- Les protections et les primes d’assurance.
Les frais de péage, le stationnement ou encore les intérêts d’emprunt ne sont pas pris en compte dans le barème. Ils doivent faire l’objet d’une note de frais séparée.
Comment calculer le montant des remboursements ?
Pour calculer le montant des indemnités kilométriques, il faudra se référer au barème établi pour l’année 2022. Il définit la somme des indemnités en fonction du type de véhicule, du nombre de chevaux fiscaux et du nombre de kilomètres parcourus.
Barème des indemnités kilométriques 2022 pour les automobiles :
| Indemnités kilométriques automobiles | |||
|---|---|---|---|
| Puissance administrative | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
| 3 CV et moins | d x 0,502 | (d x 0,3) + 1007 | d x 0,35 |
| 4 CV | d x 0,575 | (d x 0,323) + 1 262 | d x 0,387 |
| 5 CV | d x 0,603 | (d x 0,339) + 1 320 | d x 0,405 |
| 6 CV | d x 0,631 | (d x 0,355) + 1 382 | d x 0,425 |
| 7 CV et plus | d x 0,661 | (d x 0,374) + 1 435 | d x 0,446 |
*Avec d = distance parcourue en km
Barème des indemnités kilométriques 2022 pour les motocyclettes :
| Indemnités kilométriques motos | |||
|---|---|---|---|
| Puissance administrative | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 001 km |
| 1 ou 2 CV | d x 0,375 | (d x 0,094) + 845 | d x 0,234 |
| 3, 4 ou 5 CV | d x 0,444 | (d x 0,078) + 1099 | d x 0,261 |
| Plus de 5 CV | d x 0,575 | (d x 0,075) + 1502 | d x 0,325 |
Barème des indemnités kilométriques 2022 pour les cyclomoteurs type scooter
| Indemnités kilométriques cyclomoteurs / scooters | |||
|---|---|---|---|
| Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 001 km | Au-delà de 6 001 km |
| d x 0,299 | (d x 0,07) + 458 | d x 0,162 | d x 0,234 |
Si les employeurs utilisent généralement ce barème, certaines conventions collectives peuvent également réglementer les indemnités.
Quels changements pour 2022 ?
Pour 2022, la revalorisation des indemnités kilométriques visant à compenser la flambée des prix des carburants a été confirmée par le ministère de l’Économie. Au moment de la déclaration de revenus, tous les salariés bénéficient d’une déduction forfaitaire automatique de 10% appliquée à leurs revenus.
D’après une estimation réalisée par le ministère de l’Économie, elle offrirait aux salariés un gain moyen de 150€ sur leur déclaration d’impôts et concernerait 2,5 millions de foyers fiscaux redevables de l’impôt sur le revenu 2022.
Cependant, les personnes estimant avoir dépensé davantage pour leurs frais de transport peuvent choisir de renoncer à cette déduction forfaitaire afin de privilégier la déduction de leurs dépenses réelles ou utiliser les barèmes kilométriques publiés chaque année.
Faciliter la gestion des frais kilométriques avec un logiciel RH
Beaucoup d’entreprises utilisent encore des tableurs Excel pour leur gestion des frais kilométriques. Un outil qui peut rapidement montrer ses limites dès lors que les effectifs de la société augmentent.
Il existe aujourd’hui de plus en plus de solutions pour en faciliter la gestion, notamment l’utilisation d’un logiciel RH. Les indemnités sont calculées automatiquement selon le barème officiel grâce au module intégré. Un gain de temps pour les salariés qui vont pouvoir se libérer de cette tâche fastidieuse et chronophage !
Chaque entreprise va pouvoir paramétrer ses coefficients kilométriques dans son interface. Ils seront alors pris en charge lors de la création d’une note de frais.