Un déplacement professionnel, aussi appelé mission ou voyage d’affaires, consiste pour un salarié à exercer une activité professionnelle en dehors de son lieu de travail habituel ou de son domicile. Cela vous concerne aussi bien pour une rencontre avec un client ou un fournisseur que pour un salon ou encore pour une formation, en France comme à l’étranger.
Voici une liste des choses fondamentales que vous devez connaître sur le déplacement professionnel.
Déplacement professionnel et contrat de travail
Quelle que soit la raison ou la fréquence, les déplacements professionnels concernent tous les salariés : on dénombrait ainsi en 2019 plus de 70 millions de voyages d’affaires !
Il est donc largement conseillé de mentionner ce point dans votre contrat de travail.
La clause de mobilité
Ce n’est pas une obligation pour un employeur d’inclure une clause de mobilité dans le contrat de travail de ses salariés mais c’est une pratique recommandée. En effet, en l’absence de clause, il existe un accord tacite des collaborateurs qui peut cependant conduire à des interprétations différentes d’une situation. C’est pourquoi il est préférable d’inscrire la clause de mobilité dans votre contrat de travail.
La clause de mobilité pourra alors préciser :
- la durée maximale du déplacement professionnel (“la mission ne pourra excéder X jours”). Un voyage d’affaires ne pouvant de toute façon pas dépasser 90 jours et 180 jours par an, autrement il s’agira d’un “détachement” qui devra faire l’objet d’un avenant au contrat de travail ;
- la zone géographique (“le salarié sera amené à se déplacer à tel endroit”) - à savoir que sans délimitation géographique, la clause sera considérée comme illicite ;
- la prise en charge des frais de déplacement ;
- tout autre élément que l’employeur jugera pertinent (par exemple le traitement des contraventions commises lors d’un déplacement professionnel).
Bien qu’une clause de mobilité soit inscrite dans le contrat de travail, vous êtes en droit de refuser un déplacement professionnel.
Peut-on refuser un déplacement professionnel ?
Que vous occupiez un poste induisant par nature des déplacements professionnels et par extension une forte flexibilité, comme celui de commercial, ou bien que ce ne soit pas une chose à laquelle vous soyez coutumier, sachez qu’un refus de voyage d’affaires ne sera dans la plupart des cas pas considéré comme valable.
Des exceptions peuvent toutefois être faites. Tout d’abord, si le déplacement sort du cadre d’une clause de mobilité.
Ensuite, des circonstances peuvent permettre à un salarié de refuser un déplacement professionnel :
- des obligations familiales si le collaborateur est amené à découcher, qu’il lui faudra cependant solidement appuyer par écrit ;
- des raisons médicales, justifiées par un certificat médical pertinent ;
- si sa sécurité peut être engagée.
Enfin, il faut noter que l’employeur est tenu à un délai de prévenance de 48 heures minimum, sans quoi le salarié peut refuser le voyage d’affaires. La loi parle aussi d’un “délai raisonnable”, qui peut donc s’élever à plus de deux jours pour des voyages longs par exemple, afin que le collaborateur puisse prendre ses dispositions suffisamment en amont.
Déroulé d’un déplacement professionnel
Une fois le cadre du déplacement professionnel défini, il temps de s’intéresser au voyage en lui-même.
Conseils pour le bon déroulé d’un déplacement professionnel
Si les déplacements professionnels sont une formidable opportunité pour développer son activité, une bonne préparation est nécessaire pour éviter tout désagrément.
Dans cette optique, nous vous partageons quelques conseils fondamentaux indispensables pour que votre voyage d’affaires se passe au mieux :
- Préparez les documents nécessaires et vérifiez en avance vos réservations ;
- Planifiez correctement vos déplacements une fois sur place (connaissez par exemple le trajet entre l’aéroport et l’hôtel) ;
- Gardez dans un même endroit tous vos reçus et autres justificatifs, une enveloppe soigneusement rangée par exemple ;
- Pensez à préparer votre absence au bureau : rédigez notamment un mail d’absence précisant votre date de retour et le contact du collègue qui se chargera de traiter vos dossiers urgents dans l’intervalle.
Lors d’un déplacement professionnel, vous devez faire attention aux justificatifs de dépenses effectuées. Ils seront capitaux pour le remboursement de vos frais professionnels.
Remboursement des frais de déplacement professionnel
Pour que votre voyage se déroule dans les meilleures conditions, il est aussi nécessaire de comprendre comment fonctionne le remboursement des frais de déplacement professionnel.
Tout d’abord, une note de frais est un document rempli par un salarié dans lequel il atteste avoir engagé des dépenses au cours d’une mission professionnelle. Elle lui permet d’obtenir le remboursement des frais qu’il a lui-même avancés (repas, transport, logement, essence…).
Pour cela, le salarié doit remplir correctement sa note de frais et l’accompagner de toutes les factures numérisées. L’ensemble est ensuite transféré au service comptabilité pour procéder à la validation de la note de frais puis enfin rembourser le salarié.
Le processus complet de remboursement peut parfois prendre jusqu’à plusieurs semaines et est particulièrement chronophage, ce qui pousse de plus en plus d’entreprises à se tourner vers de nouvelles solutions.
Okarito est par exemple une plateforme en ligne de réservation et de gestion des voyages d’affaires qui permet d’en finir avec les avances de frais pour vos déplacements professionnels.
Prime de déplacement professionnel
Enfin, il est possible de demander une compensation à votre employeur si le déplacement professionnel venait à déborder sur votre temps de repos, compensation financière ou en temps de repos.
Certaines conventions collectives ou politiques voyage réglementent cette compensation et ses modalités même si la loi reste très floue à ce sujet. C’est donc à vous de vous tourner vers votre employeur pour aborder le sujet.
Présentez-lui les raisons pour lesquelles vous prétendez à une compensation et rappelez-lui les avantages qu’il aurait à vous l’accorder : plus reposé, vous serez plus productif !
Une fois votre compensation obtenue, faites en sorte de l’inscrire dans la politique voyage de l’entreprise afin que tous puissent en bénéficier pour les voyages d’affaires à venir.