S’il est bien un domaine que la plupart des entreprises appréhendent, c’est la gestion de leurs factures. Entre les fournisseurs, les comptes bancaires, les écritures comptables et les dates limites de paiements, la facturation et le traitement des factures sont des tâches à la fois chronophages et coûteuses. Dans les petites structures comme les TPE, où chaque processus interne doit soigneusement être optimisé, réduire le temps consacré à ses factures est une priorité. Comment optimiser la gestion de ses factures en 2021 ?
La gestion des factures, véritable épine dans le pied des TPE
99% des entreprises françaises sont des TPE/PME. Combinées, ces structures produisent 43% de la richesse du pays, et emploient 49% des salariés français, d’après les données de la Banque de France.
Le grand défi des TPE ? Produire beaucoup et bien, vite. Souvent positionnées sur des marchés de niches spécifiques, les Très Petites Entreprises ont tout intérêt à se montrer rentables, et donc productives, pour se démarquer de la concurrence et voler de leurs propres ailes rapidement. Un challenge qui requiert de l’organisation, de la réactivité, pour se concentrer sur le cœur de métier et laisser de côté tout ce qui n’est pas foncièrement lié au business : administratif, comptabilité, facturation, gestion de trésorerie, etc.
Bien qu’essentielles au bon développement de leur activité, ces tâches empiètent souvent sur la production de l’entreprise. Pire encore : elles entravent son développement, et peuvent parfois conduire à la faillite. C’est souvent le cas avec les impayés, 1re cause de faillite des entreprises françaises. Pas étonnant, quand on sait que le délai moyen de paiement en France est de 66 jours, délai qui peut monter entre 80 et 120 jours dans les entreprises du digital.
En d’autres termes, certaines TPE peuvent patienter jusqu’à 3 mois avant de voir leurs factures honorées… Entre-temps, le décalage de trésorerie s’agrandit. Une situation déjà précaire, fragilisée par les récents confinements, auxquels beaucoup d’entreprises n’ont pas survécues en 2020. Si on changeait la donne en 2021 ?
TPE : passez à la facturation dématérialisée en 2021
Depuis 2019, les TPE / PME engagées contractuellement avec l’État ou ses collectivités ont l’obligation de dématérialiser leurs factures. Obligation qui s’étend également aux micro-entreprises depuis le 1er janvier 2020. Et d’ici 2025, toutes les entreprises seront concernées par la facturation électronique.
Souci écologique ? Oui, mais pas uniquement. En regardant de plus près, on constate que le traitement manuel des factures est long, mais aussi coûteux : 14€ par facture en moyenne. Sachant qu’une TPE traite en moyenne 67 factures par mois, l’addition est salée. Sans parler des coûts liés à l’archivage…
En quoi consiste la dématérialisation des factures ?
Il existe plusieurs types de dématérialisation de facture. La solution la plus basique consiste à scanner une facture papier avant de l’envoyer par mail. Autre option : le traitement par Optical Character Recognition (OCR), qui “lit” la facture et saisit les données nécessaires à son traitement dans le logiciel comptable.
Enfin, il existe des solutions complètes de facturation électronique, qui impliquent de digitaliser entièrement le processus de création, d’envoi, de traitement et d’archivage des factures.
Dématérialisation des factures : quels avantages ?
Les factures dématérialisées présentent une multitude d'avantages pour les entreprises de toute taille. Parmi ceux-ci :
- Le suivi. Il est beaucoup plus simple de suivre des factures électroniques : moins probable de les perdre, plus facile de les retrouver, de les trier, et évidemment plus facile de les traiter ! Les factures électroniques nécessitent également moins de personnes physiques pour les traiter.
- Le rapport nombre/temps. Les factures électroniques étant plus faciles à suivre et traiter, le nombre moyen de factures électroniques que l'on peut traiter est 15 fois supérieur à celui des factures papiers. Notamment grâce à l'intégration de ces factures dans des logiciels d'automatisation ou traitement autonome. De fait, le temps pour régler les factures et les traiter est 5 fois inférieur.
- Moins d'erreurs et plus de sécurité. Finies les erreurs de saisie ou les erreurs humaines, les factures dématérialisées permettent également de ne plus "perdre" les factures.
C'est pour ces raisons que les factures électroniques ont un succès particulier auprès des TPE qui ne possèdent généralement pas les ressources humaines nécessaires pour consacrer du temps à la gestion des factures. Opter pour une option électronique permet aux TPE de ne plus avoir à s'occuper du traitement et de la collecte de certaines factures, par exemple celles de leur fournisseurs ou autres. Entre autres, ce genre de solution permet :
- transparence et une visibilité optimale sur l’ensemble des flux de trésorerie ;
- meilleure régulation du cash flow ;
- optimisation de la saisie et du traitement des factures grâce à un système de lecture intelligente qui détecte les données à extraire (date, nom du fournisseur, numéro de facture, IBAN, montants TTC et HT) ;
- meilleure gestion des fournisseurs grâce aux catégories personnalisées ;
- baisse des coûts de facturation grâce à la suppression des tâches manuelles : là où une facture papier coûte en moyenne 14€ à traiter, une facture électronique n’en coûte que 3…
Plutôt progiciel ou SaaS en 2021 ?
La plupart des entreprises qui dématérialisent leurs factures le font via un progiciel de gestion intégré (ou PGI). Mais la tendance est aux solutions SaaS (Software as a Service) qui permettent un stockage sur le Cloud.
Pourquoi opter pour une solution SaaS ?
En hébergeant ses données sur un logiciel externe, l’entreprise s'affranchit des mises à jour, de l'exploitation et de la maintenance des infrastructures informatiques. Mais ce n’est pas tout : les solutions SaaS ne nécessitent pas d’investir dans du matériel informatique ou des logiciels, soit une diminution des coûts pour les TPE, qui sécurisent également leurs données puisque celles-ci sont hébergées en externe, sur un serveur sécurisé.
En bref…
Pour une petite entreprise type TPE, l’implantation d’une solution SaaS pour la facturation électronique en 2021 représente un gain de temps et d’argent considérable. Les factures sont collectées, traitées et récupérées en toute sécurité, ce qui permet aux employés de se concentrer sur l’essentiel : leur activité.