Avances sur frais professionnels : les clés pour une bonne gestion

Frais de déplacement

Il s’agit des dépenses engagées par un collaborateur d’entreprise dans le cadre d’un déplacement professionnel :

• location de véhicule et paiement de carburant au cours de déplacements professionnels ;
• péages inclus dans les déplacements professionnels ;
• indemnités kilométriques (quand le salarié utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels).

Frais de repas et d’hébergement

En cas de déplacement d’un collaborateur loin de son domicile, l’entreprise prend en charge les frais d’hébergement et les frais d’alimentation du salarié. Les repas d’affaires avec les clients sont également à la charge de l’entreprise. Dans ce cas, les salariés doivent préciser le motif du repas, le nom et le statut de chacun des invités.

Autres dépenses professionnelles

D’autres frais professionnels peuvent être pris en charge par l’employeur :

• cadeaux aux clients ;
• frais d’habillement (quand une tenue est exigée au sein de l’entreprise) ;
• frais de communication (connexion internet, communications téléphoniques) ;
• etc.

Le droit du travail établit que les frais engagés par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle doivent lui être remboursés. En revanche, l’avance sur frais ne relève pas d’une obligation légale. Elle peut l’être uniquement si l’accord d’entreprise ou la convention collective de l’entreprise le prévoit.

Des notes de frais qui n'impactent pas le budget de vos salariés

Un salarié qui avance des dépenses sur ses propres ressources fragilise son budget personnel. C’est particulièrement le cas lorsque les montants sont importants. Un collaborateur d’entreprise ayant des frais professionnels disproportionnés par rapport à sa rémunération ne pourra prendre en charge ces dépenses. L’avance sur frais professionnels devient alors indispensable.

Une gestion des frais professionnels qui sécurise vos salariés

Même s’ils en ont les moyens, les salariés n’apprécient pas d’avancer des frais pour leur entreprise. Ils ne se sentent jamais à l’abri d’un oubli ou d’une erreur pouvant retarder ou remettre en cause leur demande de remboursement. L’avance sur frais professionnels sécurise vos salariés et réduit leurs inquiétudes. Votre entreprise a tout intérêt à favoriser un sentiment de sérénité parmi les salariés, ce dernier impactant directement la productivité au travail !

La carte de société

Avec la carte de société, les dépenses engagées par le salarié sont directement financées par le compte bancaire professionnel de l’entreprise. Des frais réglés sans délai par l’employeur représentent un véritable confort pour le salarié. Mais cette solution présente de nombreux inconvénients pour l’entreprise :

• L’entreprise n’a pas le contrôle en amont sur les frais engagés ;
• Les frais sont directement débités du compte de l’entreprise, ce qui représente un risque en cas de dépenses importantes non justifiées ;
• Les retraits en cash ne peuvent être contrôlés par l’entreprise.

La carte d’affaires à débit différé

Cette carte est souscrite par l’entreprise auprès de sa banque mais se trouve rattachée à un compte bancaire dont le salarié est titulaire. Le débit différé laisse le temps à l’entreprise d’effectuer le remboursement des notes de frais avant que le montant des dépenses ne soit débité sur le compte bancaire du collaborateur. Ces cartes d’affaires à débit différé présentent néanmoins quelques inconvénients :

• Leur coût, parfois conséquent pour l’entreprise ;
• Mettre en œuvre une carte pour chaque salarié peut se révéler fastidieux pour l’entreprise.

Le micro-crédit pour faciliter l'avance sur frais professionnels

Vous craignez que les dépenses engagées par vos salariés pèsent sur la trésorerie de votre entreprise ? Si vous souhaitez emprunter de l’argent pour avancer les frais professionnels de vos collaborateurs, vous pouvez opter pour le micro-crédit, une solution de financement simple et rapide. Finfrog facilite le quotidien des entreprises en permettant la mise en place d’un crédit jusqu’à 600 euros dans des délais très courts. C’est la solution à privilégier pour effectuer une avance ponctuelle sur frais professionnels sans mettre en danger votre trésorerie. Finfrog vous simplifie la vie avec :

• une demande de crédit en ligne rapide et sans justificatifs ;
• une réponse en moins de 24 h ;
• la réception des fonds en moins de 48 h ;
• un remboursement sur une durée de 4 à 6 mois.

Vous avez tout à gagner à proposer des avances sur frais professionnels à vos salariés ! Exit les notes de frais en attente de remboursement. Vos collaborateurs ne sont plus contraints de faire des dépenses qui mettent en péril leur trésorerie. En mettant à leur disposition les montants dont ils ont besoin pour effectuer correctement leur travail, vous leur permettez de rester productifs et performants. Tout ce dont votre entreprise a besoin pour réussir dans son domaine d’activité !