Avances sur frais professionnels : ce qu'il faut retenir

Qu’est-ce qu’une avance sur frais professionnels ?

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation d'effectuer un remboursement des frais engagés par vos salariés dans le cadre de leur travail : repas, hébergement, déplacement, etc. L’avance sur frais professionnels consiste à virer sur le compte personnel de votre employé le montant qu’il sera amené à engager au cours de sa mission professionnelle.

Pour les salariés, en cas d'impossibilité de recevoir une avance sur frais professionnels, il est possible d'opter pour le crédit.

Les deux types d'avances : permanente ou ponctuelle

Il existe deux types d’avances de frais professionnels : 

L'avance permanente : généralement négociée lors de l'embauche, cette avance est ensuite versée tous les mois au salarié, en même temps que son salaire et c'est une somme fixe pour chaque mois. Elle est bien sûr mentionnée sur le contrat de travail du salarié et s'appliquera tout au long de celui-ci. Ce sont généralement les professions qui nécessitent beaucoup de déplacements qui en bénéficient (ex : commerciaux)
L’avance ponctuelle : comme son nom l'indique, c'est une avance qui s'effectue ponctuellement pour une mission donnée. Le salarié recevra sur son compte bancaire la somme d'argent nécessaire pour couvrir les frais de la mission. Le salarié devra faire une note de frais et pourra avoir un complément d'argent si nécessaire.

Quels sont les frais professionnels qui entrent dans le cadre de l'avance ?

Les frais professionnels englobent toutes les dépenses engagées par un salarié au cours d’une mission effectuée pour l’entreprise.

Les frais de déplacement

Il s’agit du remboursement des frais concernant les dépenses dans le cadre d’un déplacement professionnel :

• location de véhicule et paiement de carburant au cours de trajets professionnels ;
• péages inclus dans le grand déplacement professionnel ;
• indemnités des frais kilométriques (quand le salarié utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels).

Les frais de repas et d’hébergement

En cas de déplacement d’un collaborateur loin de son domicile et de son lieu de travail, l’entreprise prend en charge les frais d’hébergement et les frais d’alimentation du salarié. Les repas d’affaires avec les clients sont également à la charge de l’entreprise. Dans ce cas, les salariés doivent préciser le motif du repas, le nom et le statut de chacun des invités.

Autres dépenses professionnelles

• cadeaux aux clients ;
• frais liés à l'habillement (quand une tenue est exigée au sein de l’entreprise) ;
• dépenses liées à la communication (connexion internet, communications téléphoniques) ;
• etc.

Le droit du travail établit que les frais engagés par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle doivent lui être remboursés. En revanche, l’avance sur frais ne relève pas d’une obligation légale.  

Quelle solution privilégier pour faciliter l’avance sur frais professionnels ?

L'entreprise dispose de plusieurs solutions et outils pour éviter d'avoir à rembourser les frais de déplacement et couvrir les frais engagés de ses collaborateurs :

La carte de société : elle est reliée au compte bancaire de l'entreprise et les salariés ne sont plus obligés d'avancer les frais supplémentaires à leurs déplacements professionnels. Le chef d'entreprise peut ainsi gérer la carte bancaire à distance, exiger les justificatifs de leurs dépenses, fixer un plafond, etc.
Un logiciel de gestion des notes de frais: cet outil permet de renseigner les notes de frais des collaborateurs de manière plus simple et rapide.
La carte bancaire connectée: ces cartes bancaires « intelligentes » permettent un traitement automatisé des dépenses de l'entreprise. Elles vont récupérer les différentes dépenses et données du paiement et vont ensuite générer des notes de frais pré-remplies pour les ajouter au logiciel comptable.

Pourquoi limiter le recours à l'avance sur frais professionnels ?

Avoir recours à l'avance sur frais professionnels est avantageux mais elle compte aussi des inconvénients.

• Il est difficile d'estimer avec précision le montant des frais réels du salarié. Généralement, il faut soit apporter un complément, soit lui demander un remboursement en cas de trop perçu. Le montant total exact de l'avance et de la prise en charge des frais sont donc dur à estimer.
• Le traitement et la gestion des notes de frais est une procédure qui prend du temps et qui est répétitive tous les mois tant pour l'entreprise que pour le salarié. Les notes de frais coûtent cher en temps et en argent.
• Si aucune politique et barème de dépenses n'ont été mis en place au sein de l'entreprise, il est alors difficile de réguler et de déduire les frais professionnels des salariés et de fixer des plafonds par catégorie.

L'alternative à l'avance sur frais professionnels : le micro-crédit

Pour un salarié qui ne voit pas sa demande de remboursement de ses frais professionnels aboutir, il est possible de souscrire un micro-crédit, une solution de financement simple et rapide.

L'offre de crédit Finfrog facilite le quotidien des entreprises et des salariés en permettant la mise en place d’un crédit jusqu’à 600 euros qui peut se rembourser sur une durée courte, en 3, 4 ou 6 mois. Ce type de crédit est la solution à privilégier pour effectuer une avance ponctuelle. Finfrog vous simplifie la vie avec :

• une demande d'emprunt en ligne rapide et sans justificatifs ;
• une réponse en moins de 24 h ;
• la réception des fonds en moins de quelques heures après la signature du contrat de crédit ;
• des remboursements sur une durée de 3, 4 à 6 mois.

En tant qu'emprunteur salarié, obtenir un crédit est un vrai coup de pouce qui vous permet de ne pas mettre votre budget en péril ni votre situation financière en cas de retard de remboursement de frais professionnels.