dématérialisation
7 janvier 2022

Quels outils permettent la dématérialisation des documents en entreprise ?

Entreprise

La dématérialisation aide les entreprises à se faciliter les tâches. En effet, la dématérialisation transforme les documents papiers en format numérique. Utiliser des fichiers informatiques est plus simple pour le fonctionnement des organisations et entreprises.

Les entreprises utilisent constamment la dématérialisation

Les entreprises sont celles qui utilisent le plus la dématérialisation. Qu'elles soient du secteur privé ou public, les entreprises se servent de la dématérialisation surtout pour les services comptables ou encore de ressources humaines. Organiser la dématérialisation de ses factures, documents administratifs en entreprise suppose donc de déterminer le document papier qui deviendra électronique.

Les avantages de la dématérialisation repose sur le gain de productivité, d'économies financières et de l’image d’entreprise. Trouver une solution adaptée à ses besoins, et fixer des objectifs chiffrés à cette transformation.

La dématérialisation est en forte croissance pour des raisons économiques. Par exemple, La signature électronique dispose d'une valeur légale depuis l'entrée en vigueur de la loi n°2000-230 du 13 mars 2000. Elle indique que la signature numérique engage le consentement du signataire de la même façon que la signature manuscrite.

Puis, la loi de finances pour 2020 a introduit l'obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA, établies en France. La dématérialisation est un processus global de transformation digitale qui, à partir de documents papier, produit des documents originaux numériques.

Choisir ses outils est toujours délicat. Il existe pourtant de nombreux acteurs sur le marché proposant des solutions pour dématérialiser et automatiser quelques-unes de ces tâches. 

Voici cinq outils qui permettent la dématérialisation en entreprise.

Edusign

Edusign est une entreprise française qui divise par 5 le temps de gestion des feuilles de présence. En effet, les feuilles papiers nécessitent un rangement impeccable pour éviter tout égarement de document important.

Cette plateforme permet en autre de signer électroniquement des feuilles d’émargement ou des documents administratifs. En plus de vous faciliter la signature, Edusign se connecte à plus de 1000 logiciels. Autrement dit, le travail est plus efficace et automatisé en grande partie.

Payfit

Ce logiciel français dirige la gestion administrative des paies du personnel. La réalisation des bulletins de paie prend un temps considérable.  Payfit donne accès aux bulletins de paie dématérialisés des employés. Les salariés ont accès à un espace dédié qui regroupe toutes leurs informations personnelles. Dans cet espace, un collaborateur peut directement effectuer une demande de congés payés, congés sans solde, RTT ou télétravail pour gagner du temps. 

Pennylane

Pennylane est une entreprise française lancée en 2020. La comptabilité est un élément complexe des entreprises et ce logiciel permet de gérer sa comptabilité en ligne rapidement et avec efficacité. Membre de l’Ordre des Experts-Comptables, Pennylane est une solution comptable fiable en ligne.

Grâce à ce logiciel, vous pouvez connecter tous vos flux financiers. Ce logiciel s’adresse principalement aux TPE, PME, startups, restaurateurs et aux e-commerce. En effet, ces entreprises veulent bénéficier d’un outil complet pour gérer l’ensemble de leur comptabilité en ligne. Ainsi, la plateforme permet de relier leurs banques avec leur logiciel de paie ou encore logiciel de note de frais.

Quickbooks

Quickbooks s’adresse petites et aux moyennes entreprises. Développée par Intuit, société américaine, cette plateforme collaborative permet d’accélérer la gestion des clients, la gestion commerciale et la gestion de fournisseurs. Vos données comptables sont gérées et suivies plus facilement avec l’affichage intuitif de l’outil. Le logiciel est conforme à la loi anti fraude, garantissant ainsi la conformité de vos activités, suivant les exigences de l’administration fiscale en France. Vous pouvez avoir accès à un essai gratuit de 30 jours sur les tarifs proposés et cela sans obligation d’engagement ni frais.

Sage

 Le logiciel de gestion Sage est un outil de travail professionnel dédié pour la gestion financière. Il peut servir pour les actions commerciales, la gestion des salaires ainsi que la comptabilité. SAGE permet à l'entreprise de maîtriser les flux financiers efficacement. La plateforme de paie diminue considérablement le risque d'erreurs et est une référence dans le domaine des logiciels de paie et ressources humaines.

En France, la culture des feuilles de papier est encore très ancrée. Dématérialiser revient à métamorphoser la structure de l’organisation d’une entreprise. Il faut donc réussir à implanter des outils qui sont à la hauteur de l'entreprise mais aussi des collaborateurs qui les utilisent en permanence. 

Hyperlex

Hyperlex est une solution SaaS de contract management qui facilite le cycle de vie des contrats émis, reçus et signés dans les entreprises. Grâce à elle, il est possible de créer des contrats, de les partager et de les faire valider et signer à toutes les parties concernées. Tous les documents sont dématérialisés dans le Cloud et centralisés sur une plateforme unique, ergonomique et sécurisée, accessible n’importe où et n’importe quand. Ce logiciel est utile pour les juristes mais pas seulement.

Les directions administratives et financières, les directions des systèmes d’informations ou encore les ressources humaines y trouveront aisément leur compte.

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