Toute société a pour obligation légale de tenir une comptabilité. Les obligations comptables consistent à enregistrer tous les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise de manière chronologique, établir des comptes annuels (bilan comptable, compte de résultat) à la clôture de l'exercice et sauvegarder les justificatifs pour chaque transaction.
La comptabilité claire et à jour est le reflet d'une entreprise en bonne santé financière. En effet, une comptabilité solide est synonyme de gestion efficace pour l'entrepreneur : gain de temps, productivité et performance sont à la clé. Il est donc important de ne pas négliger cette tâche qui peut paraître peu séduisante au premier abord. Faisons un tour d'horizon des solutions qui existent pour faire sa comptabilité pour un freelance ou un indépendant.
Faire sa comptabilité soi-même : une fausse bonne idée ?
Si toute société a pour obligation de tenir une comptabilité, rien n'impose au gérant / président d'avoir nécessairement recours à un expert-comptable. Un indépendant ou un freelance peut donc légitimement envisager de tenir sa comptabilité seul, d'autant plus que le recours à un cabinet d'expertise-comptable classique ou à minima à un logiciel de comptabilité, peuvent représenter un certain coût dans la trésorerie de la société (surtout la première année de son activité).
Tenir sa comptabilité seul sur Excel
Il est facile de trouver de nombreux tutoriels en ligne et des exemples de formules comptables pour l’utilisation d’un tableur. Alors pour beaucoup de petites entreprises, Excel est le choix par défaut pour tenir sa comptabilité.
Ainsi, le freelance ou l'indépendant qui souhaite tenir sa comptabilité dans un un tableur, doit saisir manuellement le détail de toutes ses transactions (date, libellé, crédit ou débit, somme, type de transaction etc), rapprocher chaque facture et chaque justificatif d'achat avec la bonne ligne bancaire, les classer, sans parler de TVA et d'IS à calculer et à déclarer soi-même.
S'il est clair qu'un indépendant réduit ses coûts de gestion grâce à cette solution, le ratio temps investi / gain n'est pas pour autant équilibré. En effet, le temps passé à faire sa comptabilité seul est du temps qu'on ne facture pas au client et du temps où l'on ne prospecte pas ...
De plus, tenir sa comptabilité seul, expose l'indépendant au risque de faire des erreurs et des oublis, pénalisés par l'administration fiscale. Ce n'est un secret pour personne : les règles comptables et fiscales sont d'une complexité inouïe pour un entrepreneur novice, voire même pour un entrepreneur aguerri.
Opter pour un logiciel de comptabilité en ligne
Ces dernières années le marché de la fintech française a explosé et les solutions de comptabilité en ligne se sont multipliées à vitesse grand V.
Généralement, ces types de solutions proposent d'automatiser les tâches comptables récurrentes et chronophages des indépendants, qui peuvent vite devenir un enfer à gérer sur Excel. Les flux bancaires sont importés directement dans l'outil, mais le rapprochement ne l’est pas : à l’utilisateur de valider les catégories et les opérations.
Certaines de ces solutions proposent également une validation des documents légaux et fiscaux à transmettre à l'administration pour la clôture fiscale, mais les documents doivent tout de même être établis et vérifiés par l'entrepreneur en toute autonomie. In fine, la bonne tenue de la comptabilité ainsi qu'à l'exactitude des données déclarées à l'administration fiscale restent sous la responsabilité de l'entrepreneur seul.
De plus, en optant pour un logiciel de comptabilité en ligne, l'indépendant passe à côté de toute la dimension conseil que peut lui apporter un expert-comptable (ces conseils étant généralement facturés en sus du forfait d'utilisation du logiciel).
Confier sa comptabilité à un cabinet d'expertise-comptable traditionnel
Quoi de plus naturel que de vouloir confier la tenue de sa comptabilité à des pros dont le métier est précisément la comptabilité : un cabinet d'experts-comptables.
L'expert-comptable est à la fois celui qui vous fera gagner du temps et en tant que membre de l'ordre des experts-comptables, vous assurera une compatibilité et une fiscalité conformes aux obligations légales. La marge d'erreurs ou d'omissions est généralement très faible en faisant appel à un expert-comptable, membre de l'ordre des experts-comptables. Vous pouvez dormir tranquille : un professionnel se charge de toutes vos obligations comptables et fiscales. À priori, vous n'avez rien à faire.
Faire appel à un expert-comptable c'est aussi bénéficier de conseils et recommandations pour l'optimisation de votre activité, permettant de prendre les meilleures décisions pour votre entreprise.
Mais s'il s'agit de la solution la plus sûre pour un freelance ou un indépendant, c'est aussi la solution la plus coûteuse. En effet, on compare souvent la tarification des experts-comptables à un restaurant sans carte et sans prix affichés. Les cabinets d'expertise comptable "classiques" peinent encore à proposer à leurs clients des tarifs transparents et sans coûts cachés (qui peuvent être liés au volume de transactions).
Cette édition de l'Observatoire de la profession comptable de 2020, révèle une hausse des honoraires moyens des experts-comptables, dépassant les 4 400 €, les honoraires médians se situant aux alentours d'environ 3 000 €. Selon cette étude, un accompagnement d'un expert-comptable classique se situe donc aux alentours de 250 € / mois environ, un coût qui peut souvent peser dans la balance pour une société en démarrage ou une société à chiffre d'affaires faible.
De plus, encore très peu de cabinets d'experts-comptables proposent aux indépendants et freelances des outils de pilotage de leur activité avec un tableau de bord interactif, permettant de suivre en temps réel l'évolution de son chiffre d'affaires, de sa trésorerie ou encore des charges à payer.
Choisir une solution qui combine expertise-comptable et logiciel de comptabilité en ligne
Et si l'on vous disait qu'il était possible de combiner les avantages de chaque solution précédemment citée et en supprimer les inconvénients ? Ce serait magique, n'est-ce pas ? Heureusement, des solutions alternatives de comptabilité sont apparues sur le marché de l'expertise-comptable des freelances et indépendants pour combler les lacunes des solutions existantes.
Certains outils vous proposent à la fois l'expertise d'un cabinet, inscrit à l'ordre des experts-comptables et un logiciel en ligne, automatisant toutes vos tâches comptables. C'est le cas d'Acasi par exemple.
La comptabilité, la fiscalité, les règles juridiques et sociales changent souvent. Ce n'est pas à l'indépendant de se former/de passer du temps sur des notions complexes pour remplir correctement ses déclarations fiscales/sociales. Avec Acasi, toute cette partie est gérée pour le client et celui-ci dispose en plus d'un expert-comptable pour établir des attestations, valider des prévisionnels, pour l'accompagner lors d'opérations particulières...
De plus, grâce à l'outil SaaS proposé, les freelances & indépendants n'ont plus à s'occuper de leur comptabilité : la synchronisation avec la banque est automatique, les justificatifs peuvent être numérisés, la catégorisation et le rapprochement bancaire sont directement effectués par l'outil. Mais ce n'est pas tout ! L'outil ayant été construit autour de la comptabilité d'engagement, il est capable d'indiquer à l'entrepreneur son solde prévisionnel compte tenu des encaissements clients et impôts à venir : TVA, IS, cotisations sociales.
Les conseils d'un expert-comptable, la comptabilité automatisée, les déclarations comptables et fiscales effectuées par des pros et un tableau de bord avec indicateurs clés en temps réel, c'est la promesse d'Acasi.
