6 conseils pour organiser et réussir son séminaire d’entreprise en start-up:
Un séminaire d’entreprise de startup, ça donne toujours envie. Aujourd’hui, la pratique est largement répandue et beaucoup de startups se lancent dans l’organisation d’un “team building” pour leurs employés.
Au-delà du rassemblement entre salariés et une fois passé le cliché du “week-end de beuverie”, le séminaire est un évènement d’entreprise capital pour fédérer ses salariés. Encore faut-il l’organiser correctement, avec tous les défis que cela implique. Voici donc 6 conseils pour organiser un séminaire d’entreprise en startup.
1 - Définir un planning et l’objectif du séminaire
La première question à se poser lorsqu’on organise un séminaire d’entreprise est celle de son objectif et de son but. Pourquoi souhaitez-vous rassembler tous vos employés pour un ou plusieurs jours en dehors du bureau ?
Votre séminaire doit avoir un objectif ou un thème précis, sans quoi il ne sera ni plus ni moins qu’un week-end passé à faire la fête qui n’aura qu’un impact limité. Intégration, renforcer les liens entre collègues, travailler tous ensemble sur un objectif commun, présenter un projet…
Les raisons sont vastes et toutes valables, mais en définir une (ou plusieurs) vous permettra de ne pas oublier pourquoi vous organisez ce séminaire et servira de base à vos activités sur place.
Une fois votre objectif défini, place au planning et à l’organisation. Un séminaire d’entreprise s’organise le plus longtemps à l’avance possible !
Trouver et réserver l’hébergement, le transport et les activités demande du temps et n’est pas forcément chose aisée, en fonction du nombre d’employés, de la destination ou de la période de l’année. Essayez de vous fixer des échéances à respecter afin de ne pas risquer de courir après le temps.
2 - Établir son budget
Un budget est évidemment indispensable pour un séminaire d’entreprise. Nous vous conseillons de l’établir en tout premier lieu, qu’il soit global et/ou par personne, afin de connaître vos limites.
Il est important de toujours prendre votre budget comme point de départ pour déterminer tout le reste. Cela vous permet d’avancer vite avec une vue d’ensemble et d’éviter les déceptions.
Prenez garde à ce que votre budget prenne tous les aspects de votre team building en compte : transports, hébergement, repas, activités, décoration, etc, mais prévoyez également une marge pour des dépenses potentielles de dernière minute ou sur place. Cela vous permettra d’aborder plus sereinement votre séminaire même en cas de petit pépin.
3 - Choisir un lieu pour votre séminaire
Le lieu de votre séminaire n’est pas un choix facile. S’il dépend directement de votre budget et du nombre d’employés présents, d’autres facteurs sont à prendre en compte au moment de votre choix.
La logistique des transports et de l’accessibilité : le lieu du séminaire est-il accessible en transports en commun ? En train ? Faut-il louer un bus pour se déplacer sur place ? Est-il accessible aux personnes à mobilité réduite ? L’écologie ensuite : est-il vraiment nécessaire de prendre l’avion pour passer moins de 48h dans un complexe hôtelier à Ibiza ?
Votre séminaire d’entreprise n’est pas nécessairement résidentiel bien sûr. Cela dépendra de votre budget et de la volonté de vos employés. Il existe d’ailleurs de nombreuses propositions de lieux pouvant accueillir des team buildings avec ou sans hébergement.
Pour vous aider dans votre choix, des sites de mise en relation vous aiguillent dans votre recherche de lieu : critères, cartes interactives, mise en relation rapide avec les lieux… Un moyen rapide pour trouver un lieu adapté à vos besoins et à votre budget.
4 - Réfléchir à l’hébergement
Dans le cas où votre séminaire d’entreprise est résidentiel et a lieu sur un ou plusieurs jours, le choix de l’hébergement peut être délicat. Tout d’abord, il dépend lui aussi de votre budget. Ensuite, il vous faudra trouver un lieu convenant à tout le monde et prenant en compte le confort de vos salariés.
Un lieu peu accueillant, sale ou sans intimité peut en effet sérieusement impacter la réussite de votre séminaire. Pour maximiser les chances de réussite de votre team building, la meilleure solution reste de faire un sondage auprès des participants en amont. Vous aurez ainsi une vision claire des attentes de vos salariés et pourrez adapter cela à votre budget afin de convenir au plus grand nombre.
Pensez également à adapter la taille de l’hébergement au nombre de participants. Réserver dans un hôtel de 200 chambres lorsqu’on est une trentaine n’est pas nécessaire et ne favorise pas la cohésion entre les employés en raison du caractère impersonnel du lieu.
5 - Réfléchir aux activités
Les activités que vous prévoyez doivent pouvoir rythmer votre séminaire d’entreprise. Là encore, elles sont à adapter à votre budget et à la durée de votre séjour. Il est important d’équilibrer le type d’activité proposé et leur rythme. Si un saut à l’élastique fera vibrer les collègues les plus téméraires, certains préféreront sans doute une dégustation de produits locaux ou une visite de la région.
Les activités devant pouvoir plaire au plus grand nombre, il convient de prévoir plusieurs niveaux et durées afin de satisfaire tout le monde.
Attention, un séminaire d’entreprise est fait pour s’amuser et se détendre mais pas que. Il s’agit malgré tout d’un cadre professionnel : pensez donc également à organiser un ou plusieurs ateliers pour faire avancer vos projets et stratégies d’une manière ludique en incluant tous vos employés et en les mélangeant. Cela renforcera leur sentiment d’appartenance et les fédérera !
Pour finir, il est également important de prévoir des plages de temps libre et de repos durant le séjour. Cela permettra à vos employés d’avoir du temps pour eux, de se mélanger et créer des liens par eux-mêmes.
6 - Communiquer avant et après le séminaire d’entreprise
Avant votre séminaire, il est normal de vouloir donner envie à vos employés d’y participer. Le “teasing” faisant souvent partie du jeu lors de l’organisation d’un team building, pensez à bien communiquer en amont durant l’organisation de cet évènement d’entreprise.
Vous pouvez, par exemple, envoyer des mails parsemés d’indices pour aider vos salariés à trouver la destination du séminaire, ou encore garder une ou plusieurs activités surprises pour attiser leur curiosité. Il convient toutefois de bien communiquer auprès d’eux.
À l’approche de l’évènement, communiquez-leur un planning du séjour afin de leur montrer que tout a été prévu pour eux et que l’organisation est là.
Il en va de même après votre séminaire : à votre retour, demandez leurs retours et suggestions d’amélioration aux participants. Cela montrera d’abord que vous valorisez leurs avis, et leurs retours vous aideront grandement à améliorer et adapter la prochaine édition de votre séminaire !
