Entrepreneurs notes de frais
20 janvier 2023

Entrepreneurs : comment digitaliser des notes de frais ?

Auto-entreprise

Particulièrement chronographe, la gestion des notes de frais est un processus long et complexe. Elle nécessite également une attention particulière de la part des chefs d'entreprise.

C'est la raison pour laquelle de plus en plus d'entrepreneurs choisissent d'automatiser cette opération. Recourir à une solution digitale des notes de frais présente des avantages tant pour les dirigeants que pour les salariés.

Notes de frais, qu'est-ce que c'est ?

Une note de frais correspond à un document qui recense les dépenses relatives aux activités professionnelles réalisées par un salarié. Il peut s'agir de missions de la société, des déplacements professionnels, etc. Les collaborateurs doivent présenter les notes de frais au dirigeant.

Ce dernier étudie ensuite le montant de la dépense en prenant en compte les outils justificatifs avant de procéder au remboursement. Il est possible d'inclure dans ce document les frais personnels liés à l'hébergement, la télécommunication, les déplacements ainsi que la restauration.

Quels sont les avantages de la digitalisation des notes de frais ?

Pour gérer efficacement les dépenses des salariés et le processus de remboursement, la meilleure solution est d'automatiser les notes de frais.

Gagner du temps

L'élaboration des notes de frais nécessite l'intégration de certaines informations qui sont issues de papiers justificatifs comme les reçus, les tickets-repas, etc. Pour faciliter la procédure de gestion, l'entreprise doit s'orienter vers la dématérialisation. Embarquant la fonction de scan intelligent, une application mobile spécialisée vous permet de :

  • catégoriser les dépenses ;
  • extraire les données de façon automatique ;
  • prendre en photos les outils justificatifs.

De cette façon, les entrepreneurs et leurs collaborateurs peuvent non seulement bénéficier du temps, mais aussi accroître leur productivité.

Anticiper le travail comptable

Le comptable doit suivre les dépenses des salariés et vérifier les justificatifs avant de traiter le processus de remboursement. En utilisant un logiciel spécialisé, celui-ci contrôle automatiquement ces différents éléments. Le responsable de la comptabilité, quant à lui, assure la validation du traitement et octroie la somme au collaborateur concerné.

Ce dernier reçoit une notification justifiant que le remboursement est effectué. Votre comptable peut consacrer son temps à des opérations de comptabilité à forte valeur ajoutée.

Simplifier le traitement de la demande de remboursement

Réalisé manuellement, le traitement de la procédure de remboursement s'avère long. Par conséquent, les salariés doivent attendre plus de temps afin de pouvoir obtenir la somme demandée.

Grâce à la digitalisation, ils peuvent suivre l'état de leur demande et de compléter les éventuelles pièces justificatives manquantes. Vos collaborateurs auront la possibilité de recevoir leur argent dans les meilleurs délais. Dans tous les cas, le dirigeant doit respecter le délai de paiement.

Éviter les tentatives de fraude

Écrite à la main, une note de frais constitue un moyen plus efficace pour les salariés souhaitant augmenter leurs dépenses. Ils pourront ainsi obtenir une somme conséquente. Pour limiter ces tentatives de fraude, la société peut adopter des réglementations concernant les missions professionnelles.

Un logiciel de gestion des notes de frais suit automatiquement les normes établies. Muni d'un scanner intelligent, il peut alerter rapidement les responsables s'il constate un non-respect des règles. Cet outil donne une vision globale des budgets alloués aux frais professionnels. Il réduit les risques d'erreurs et qui se traduisent par une perte financière pour votre entreprise.

Pourquoi choisir un bon logiciel de gestion de notes de frais ?

Les entrepreneurs souhaitant digitaliser la gestion des notes de frais peuvent s'orienter vers une plateforme digitale performante comme iPaidThat. Cet outil permet de scanner automatiquement les dépenses et les justificatifs à partir d'un smartphone. Le salarié prend une photo des tickets et caisse, du reçu, etc.

Le document est ensuite enregistré sur le compte de la société. Effectuée de façon instantanée, la réception des données est 100 % digitale. Les erreurs de montants sont quasiment inexistantes. Vous n'avez plus de papier à stocker.

Fini les longues heures à vérifier chaque justificatif avant de valider le remboursement. Il contrôle en temps réel et de manière optimale les dépenses professionnelles. Par ailleurs, un logiciel de gestion de notes de frais intègre des modalités d'archivage. Cela permet d'assurer la bonne conservation des informations importantes.

Toutes les données liées aux notes de frais sont donc disponibles sur la plateforme digitale de l'entreprise. Ipaidthat se présente comme une solution efficace pour booster la motivation de vos salariés.