Les cartes Corporate sont des cartes de débit physiques ou virtuelles émises au nom de l'entreprise et attribuées à un salarié ou à un département spécifique et destinées uniquement aux dépenses professionnelles.
Elles permettent aux collaborateurs de régler leurs dépenses opérationnelles ou dépenses de mobilité : frais de déplacement, des frais de repas, des frais de fournitures de bureau, de communication, des licences logiciels, de location d’équipement, d’hébergement etc.
Les cartes corporate se suivent mais ne se ressemblent pas
Les offres de carte de paiement en entreprise se multiplient empruntant des noms différents selon les dénominations commerciales : carte corporate, carte entreprise, carte business etc
On peut cependant les classer en deux catégories distinctes :
Les cartes corporate “garantie compte collaborateur” : le collaborateur utilise une carte émise à son nom par son entreprise, le plus souvent en débit différé sur son compte personnel. Le salarié avance donc les fonds pour régler ses dépenses et doit réaliser ensuite une note de frais en fournissant les justificatifs de dépenses pour se faire rembourser par son employeur.
Les cartes corporate “garantie compte entreprise” : L’entreprise confie un moyen de paiement nominatif ou non à ses collaborateurs pour régler leur dépenses opérationnelles. Il s'agit dans la plupart des cas d’une carte de débit prépayée. Le salarié n’avance plus les fonds mais doit toujours prouver la nature de ses dépenses en fournissant des justificatifs.
La carte corporate : un allié pour simplifier la vie de vos collaborateurs
Selon les missions et l’activité de l'entreprise, les dépenses réalisées par les salariés dans le cadre de leur activité peuvent rapidement s’accumuler, et la gestion qui en découle devient alors fastidieuse et contre productive. La carte corporate devient un véritable outil pratique au service de l’efficacité et de la tranquillité des collaborateurs.
Les cartes corporate prépayées par exemple permettent de tirer un trait sur les avances de frais et les tâches administratives liées aux demandes de remboursement et donnent de l’autonomie aux collaborateurs. Elles permettent également de simplifier la gestion des dépenses en automatisant leur gestion par les managers et les équipes comptables.
En libérant les salariés de ces contraintes, vous offrez également à vos collaborateurs des conditions de travail plus attractives et constituez un élément clé de différenciation sur le marché du recrutement.
Bon à savoir :
Pour confier une carte corporate à vos collaborateurs il convient de mettre en place des règles de dépenses claires et partagées au sein de l’entreprise. Les cartes peuvent vous aider à maîtriser les dépenses grâce à des paramétrages plus ou moins personnalisés : Vous pouvez par exemple décider du type de dépense autorisé (restauration, carburant, hôtellerie etc) mais également du jour, heure de dépense et plafonds quotidiens.
Les cartes corporate au service de votre activité
Réduction des charges administratives
En simplifiant voire éliminant les notes de frais, les carte corporate améliorent la productivité de vos équipes sur le terrain mais également celle de vos équipes comptables et financières qui peuvent se concentrer sur leur cœur de métier grâce à l’automatisation de la gestion des dépenses.
Simplification de la comptabilité
Grâce à des fonctionnalités intégrées comme la collecte automatique des données transactionnelles, les cartes corporate permettent aux entreprises de suivre en temps réel les dépenses de leurs salariés.
Cette transparence accrue facilite un contrôle budgétaire plus efficace et permet une détection rapide des anomalies ou dépenses non autorisées, renforçant ainsi la gestion financière tout en assurant la conformité aux politiques internes.
Contrôle des dépenses
Les dépenses réalisées avec les cartes corporate peuvent être contrôlées en temps réel, les cartes peuvent être bloquées en cas de soupçon d’utilisation abusive ou de justificatifs manquants.
Par ailleurs, en offrant la possibilité de définir des paramètres spécifiques, les cartes corporate intelligentes garantissent que les dépenses des salariés respectent rigoureusement les directives et les restrictions fixées par votre entreprise.
Comment choisir sa carte corporate ?
Toutes les offres ne se valent pas… mais surtout ne vous correspondent pas : examinez attentivement les particularités de votre entreprise et évaluez les besoins spécifiques de votre organisation.
Il est essentiel de comprendre clairement pourquoi l'utilisation d'une carte corporate serait bénéfique pour votre entreprise et vos salariés.
Quels types de dépenses seront couverts ? Vos employés effectuent-ils fréquemment des déplacements ? Avez-vous besoin d'une seule carte ou de plusieurs cartes nominatives ?
Quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin (remontée automatique des dépenses, circuits d’approbation, cash back…) ?
Les cartes corporate sont bien plus qu'un simple moyen de paiement ; elles sont un outil stratégique pour optimiser la gestion des dépenses, renforcer la conformité aux politiques internes et différencier votre entreprise sur le marché du recrutement.
