La gestion des notes de frais est une problématique à laquelle sont confrontées toutes les entreprises. Ce document quasi incontournable permet à tout employé d’obtenir le remboursement des dépenses qu’il a personnellement engagées dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle. Quelles sont les dépenses éligibles au remboursement ? Comment établir une note de frais ? Comment se fait le remboursement ? Voici tout ce que vous devez savoir !
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
La note de frais est un document ou un relevé accompagné de justificatifs qui renseigne de l’ensemble des dépenses professionnelles engagées à titre personnel par le salarié sur une période de temps précise. Ce document est établi par l’employé, transmis au service de comptabilité, enregistré comme charge, avec pour objectif le remboursement par l’employeur.
Les dépenses susceptibles d’être remboursées sont les frais de déplacement (frais kilométriques), les frais d’hébergement (notes d’hôtel), les frais de repas (frais de restauration), les frais de télétravail (abonnement internet, prise en charge d’une partie du loyer, etc.).
Comment établir une note de frais ?
Il n’existe pas de modèle standard pour établir une note de frais : chaque entreprise est libre de définir un modèle à adopter par le salarié. Cependant, certaines mentions doivent figurer sur le document. Il s’agit du nom du salarié, son service, le lieu du déplacement, la date de la dépense, le motif de la dépense, la nature des frais engagés, l’indication de la TVA. Pour être prise en compte par le service comptabilité de l’entreprise, la note de frais doit être accompagnée de justificatifs.
Si un employé invite des clients au restaurant, la note de frais doit aussi faire mention du nom, de la profession, de la fonction et de l’entreprise de provenance de chaque convive. En ce qui concerne les frais d’hébergement, les justificatifs ne sont valables que si le salarié se trouve à plus de 50 km de son lieu de résidence habituel. La facture doit indiquer le nombre de nuitées et les frais imputés à la chambre.
Comment se fait le remboursement d’une note de frais ?
Le mode de remboursement d’une note de frais est à la discrétion de l’employeur. Ce dernier a le choix entre un remboursement au réel et un remboursement forfaitaire. Toutefois, il est préférable de faire mention desdites modalités de remboursement dans une clause du contrat de travail.
Le remboursement réel
Le remboursement au réel équivaut au remboursement exact du montant de l’ensemble des dépenses engagées par le salarié. Ce dernier a l’obligation de fournir tous les justificatifs nécessaires à la compréhension de la note de frais : factures, tickets, etc.
Le traitement des notes de frais réalisé à la main représente à l’échelle d’une entreprise un réel enjeu puisque cela prend du temps et personne n’est vraiment à l’abri d’une erreur d’inattention. Un salarié mettra en moyenne 20 minutes à traiter une note de frais sur papier ou à l’aide d’Excel. Aujourd’hui des entreprises ont fait de cette problématique leur corps de métier.
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Le remboursement forfaitaire
Le remboursement forfaitaire équivaut au versement d’une allocation forfaitaire qui couvre l’ensemble des dépenses du salarié. Le remboursement se fait suivant un barème déterminé par une convention collective ou un accord professionnel. Dans le cas d’espèce, le salarié n’est pas tenu de produire tous les justificatifs, car l’employeur sait à l’avance le montant des frais engagés.
Le remboursement forfaitaire est la solution que privilégient les employeurs. Cependant, elle peut aller en défaveur de l’employé. En effet, les dépenses peuvent augmenter dans le temps.
Quel est le délai de remboursement d’une note de frais ?
Le délai légal de remboursement est de cinq ans. Dans la pratique, le délai est déterminé par l’efficience du processus de gestion et de validation des notes de frais. Dans la majorité des cas, le remboursement se fait à la fin du mois où les justificatifs ont été produits. S’il y a retard de remboursement, l’employé peut solliciter une avance des frais professionnels ou opter pour une autre solution lui permettant d’avancer les frais : le microcrédit Finfrog. En effet, si le remboursement de vos notes de frais tarde trop, vous pouvez vous rendre sur la plateforme et bénéficier d’une somme d’argent, jusqu’à 600 euros, en 24 heures ouvrées. Cette solution est pratique et permet de se retrouver dans le rouge !
De plus, il convient de souligner que l’employeur peut imposer un délai pour produire les justificatifs ; délai au-delà duquel il peut refuser de faire le remboursement.
En conclusion, il faut retenir que la note de frais est un document qui permet à tout employé de se faire rembourser par son employeur les dépenses engagées dans le cadre d’une mission professionnelle. Le remboursement peut se faire de deux manières : au réel ou au forfaitaire. L’employé à l’obligation de fournir les justificatifs nécessaires pour son remboursement.
