Déplacement professionnel
24 mars 2023

Comment calculer et se faire rembourser ses frais de déplacement professionnel ?

Entreprise

Réunions, conférences ou encore visites, les déplacements effectués dans le cadre du travail peuvent être justifiés par de nombreux motifs. En revanche, les frais qu’ils engendrent peuvent représenter un certain coût, c’est la raison pour laquelle il est important de savoir comment les calculer et de connaître ses droits en matière de remboursement. Explications.

Frais de déplacement : de quoi parle-t-on ?

Les frais de déplacement (ou frais de mission) sont vastes. Ils regroupent différentes conditions et leurs calculs et remboursements dépendent de plusieurs critères. Avant toute chose, penchons-nous sur ce à quoi ils correspondent précisément.

Comprendre ce qu’est exactement le déplacement professionnel

Par définition, un déplacement professionnel signifie le fait de s’absenter à la fois de son domicile et de son lieu de travail habituel, dans le but d’exercer temporairement une activité professionnelle.

Cette absence, bien qu’elle soit temporaire, représente un coût pour le travailleur. Ce dernier peut, selon les conditions imposées par les organisations administratives, se les faire plus ou moins rembourser par son employeur.

A quoi correspondent les frais de déplacement ?

Les frais engendrés par les déplacements professionnels sont remboursables selon certaines modalités.

En effet, ils doivent être directement liés à la mission effectuée par le salarié pour le compte de son employeur ou son entreprise. Par exemple, il peut s’agir des titres de transport et d’hébergement, des frais de repas liés au déplacement, des frais relatifs à la participation à des séminaires ou différents types de rendez-vous, ou encore des frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel.

Le détail des frais de déplacement professionnel

Au niveau des frais de déplacement professionnel, les dépenses prises en charge par l’employeur sont principalement liées au transport, au stationnement et à tout ce qui est relatif au déplacement (comme les repas, par exemple). Chaque type de frais représente différentes modalités qu’il est important de connaître.  

L’employeur doit-il tout rembourser ? Dans quels cas le salarié doit-il conserver et présenter les justificatifs ? Sur quels supports s’appuyer pour calculer le montant de ses frais ? Nous vous expliquons tout.

Les frais de transport

Les frais de transport correspondent à toutes les dépenses effectuées pour se rendre sur le lieu de travail. Il s’agit notamment des abonnements aux transports en commun. 

Ces frais sont soumis à un barème kilométrique, redéfini chaque année par l’URSSAF, qui permet au salarié de recevoir une compensation financière pour les déplacements professionnels effectués.

À ce jour, l’employeur doit prendre en charge 50% du montant des abonnements aux titres de transport de ses employés. Dans cet article, vous pourrez savoir quelles sont les règles pour le remboursement de frais kilométriques.

Les frais de stationnement

Lors d’un déplacement professionnel, l’employé peut avoir à occuper un emplacement payant pour garer son véhicule. Cela représente un coût, traduit par des frais de stationnement.

Ceux-ci représentent les frais engendrés par le stationnement de l’un salarié durant ses heures de travail et dans un cadre entièrement professionnel.

Les frais de stationnements font également partie intégrante des dépenses prises en charge par l’entreprise lors de déplacements professionnels.

Pour se les faire rembourser, le salarié doit présenter à son employeur un justificatif (un ticket de parking, par exemple), qui indique la date et la durée du stationnement. Cependant, par souci de praticité, de plus en plus d’entreprises délivrent à leurs collaborateurs des cartes de paiement lorsque ces derniers effectuent des déplacements réguliers.

Les frais liés au déplacement

Lors d’un déplacement, le salarié est amené à faire face à plusieurs dépenses qui ne sont pas toutes relatives aux kilomètres parcourus. Il faut aussi prendre en compte les frais d’hébergement, de restauration ainsi que les frais engendrés pour que l’employé puisse effectuer son travail correctement (fournitures, téléphone, connexion internet, etc.). 

Une partie de ces charges peut être prise en charge par l’entreprise, et il est tout à fait possible de bénéficier de ces indemnités même si l’on ne se déplace pas loin et pas longtemps. 

Pour la restauration, les frais engendrés lors du déplacement peuvent occasionner une prime de panier, qui est une indemnité repas versée au salarié qui ne déjeune pas sur son lieu de travail.

Au même titre que les frais de stationnement, le salarié doit disposer de justificatifs de ses dépenses (tickets, factures…), afin d’établir une note de frais pour se faire rembourser par son employeur.

Et en cas de déplacement à l’étranger ?

Les frais liés au déplacement professionnel peuvent être pris en charge par l’employeur, même s’il déroule hors de la France.

En effet, une allocation forfaitaire peut être versée aux salariés devant se rendre dans un autre pays. Ces derniers peuvent demander à toucher une indemnité de grand déplacement, dont le montant varie en fonction de la distance parcourue. Globalement, plus le déplacement est long et loin, plus son montant sera élevé.