Votre activité risque de basculer dans le rouge à cause des factures impayées ? Ne laissez pas la retenue de ces créances menacer la santé financière de votre startup. Découvrez, dans cette brève, les causes et les conséquences des impayés. Retrouvez aussi un zoom sur les moyens de prévention et de traitement des recouvrements.
Les causes des impayés
Vos clients ne paient pas leurs factures ou tardent à les régler, et vous cherchez le fondement de ce comportement ? Sachez qu'une telle situation risque de mettre en péril votre trésorerie. Comprendre le pourquoi des choses vous éclairera sur les pistes idéales pour résoudre le problème des impayés. Ces derniers sont dus à :
Des facteurs externes
Ces variables ne sont pas sous votre contrôle du moment qu'elles émanent de l'environnement extérieur de votre startup. En effet, votre client peut se trouver en difficulté financière en raison d'une situation économique défavorable. Contraint et forcé, il peut vous avouer qu'il ne sera pas capable de vous payer.
Par ailleurs, les impayés peuvent être dus à des fournisseurs défaillants. Dans ce contexte, on peut évoquer le client injoignable qui présente une attitude d'évitement, synonyme d'un futur retard ou d'un défaut de paiement. Dans d'autres cas, le débiteur peut être, tout simplement de mauvaise foi.
Évoluant dans un cadre juridique bien déterminé, la startup subit sans doute les changements de la réglementation en vigueur sur tous les plans, y compris les paiements. Ceci peut donc affecter les délais et les modalités de règlement entre le client et le prestataire.
Des facteurs internes
Parce que les problèmes de paiement qui constituent un fléau pour la bonne santé financière de votre startup ne proviennent pas uniquement de l'extérieur, il serait intéressant de déceler les causes rattachées à la gestion de votre structure.
D'abord, il convient de bien regarder la solvabilité des clients avant de leur accorder des facilités de paiement et de définir les délais d'encaissement. Une bonne évaluation des risques vous évite beaucoup de difficultés au niveau de votre trésorerie. Veillez aussi à soigner vos factures et à prévenir les erreurs de livraison, car le client peut les utiliser comme prétextes pour la retenue du paiement.
Les conséquences des impayés
Le montant de la facture en souffrance n'est que la partie visible de l'Iceberg. Derrière cet impayé, il y a des conséquences plus ou moins graves qui affectent la santé financière de l'entreprise.
Impacts financiers
Les impayés réduisent considérablement le fonds de roulement d'une entreprise. De ce fait, le créancier sera obligé de couvrir ce manque de trésorerie par des crédits ou des découverts, ce qui constitue un coût supplémentaire pour la structure.
Ainsi, une bonne gestion des encaissements permet de prolonger le cash runway et de préserver la bonne assise financière d'une startup. Des sociétés comme Agicap éditent des logiciels pour garder une vision globale de l’impact des impayés sur votre trésorerie.
Impacts sur la réputation de l'entreprise
La retenue des paiements de la part des clients met l'entreprise en difficulté financière, mais elle peut aussi nuire à la capacité de cette dernière à obtenir des crédits. En effet, pour les bailleurs de fonds, elle est incapable de recouvrer l'argent qui lui est dû. De plus, une telle structure présente une mauvaise réputation et un faible potentiel de confiance envers ses prestations auprès de sa clientèle actuelle et future.
Impacts sur la relation client
Les factures impayées sont souvent objet de conflits et de poursuites judiciaires, ce qui rend la gestion de la relation client de plus en plus difficile. Il est délicat de maintenir une relation saine et solide quand il s'agit d'une procédure de recouvrement.
Comment prévenir les impayés ?
Pour éviter tous les tracas relatifs aux impayés et garantir une bonne santé financière à votre startup, il vaut mieux adopter une approche préventive.
Analyser le risque client
En vue de déterminer le niveau de risque pour chaque client, collectez le maximum de données financières, telles que son niveau d'endettement et son immatriculation. Pour ce faire, vous pouvez engager une agence de renseignements commerciaux.
Mettre en place une politique de crédit
Cette politique financière permet de définir les règles contractuelles en vue de réduire les impayés. Ceci se traduit par la définition des conditions de paiement (au comptant, à la réception de la facture…) et de ses modalités.
Améliorer la gestion de la trésorerie
Tâche vitale pour toutes les entreprises, la gestion de la trésorerie est l'un des moyens permettant d'éviter les impayés. De ce fait, il convient d'assurer un suivi régulier des ressources financières de la structure, de récompenser les paiements comptants, et d'avoir la capacité d'anticiper et de voir loin.
Améliorer la gestion de la facturation et des relances
Opter pour un CRM serait une solution idéale pour bien gérer le processus de facturation et éviter les erreurs. Par ailleurs, il est plus facile de relancer la clientèle afin d'éviter les retards ou les retenues de paiement.
Utiliser des garanties et des assurances
Pour se couvrir contre le risque d'impayés, il est possible de souscrire une assurance-crédit qui propose des services financiers intéressants : de l'évaluation de la solvabilité du client au recouvrement d'une créance impayée, pour arriver à l'indemnisation en cas d'impossibilité de recouvrement.
Que faire en cas d'impayé ?
Il existe plusieurs options pour réussir le recouvrement de ses créances.
Relance amiable
Le premier réflexe pour se faire payer est la solution amiable. Pour y arriver, commencez par envoyer des lettres et des mails de relance. Le retard de paiement peut provenir d'un oubli, d'un problème bancaire ou d'une perte de facture. Réitérer la relance si le débiteur ne répond pas. Des logiciels de trésorerie existent pour automatiser ce processus de façon récurrente, ce qui améliore grandement l’efficacité de votre processus.
Relance judiciaire
Vous décidez de débuter une procédure de recouvrement judiciaire ? Commencez par envoyer une lettre de mise en demeure. Si cette approche est sans effet sur votre débiteur, vous pouvez recourir à l'ultime étape du recouvrement des impayés. Il convient de choisir la bonne procédure à suivre selon le type du client et le montant de la créance.
Faire appel à un professionnel de recouvrement
En sollicitant l'aide de ces experts, vous prenez de la distance et vous préservez une bonne relation avec votre client. Ce recours offre un gain de temps et d'efficacité.
Ces prestataires ne prennent pas uniquement votre place au téléphone pour relancer les clients, mais vous apportent aussi du conseil et de l'accompagnement.
